Képzeld csak el a következőt: új ügyfél érkezik a céghez. Miután leadta a megrendelést, a cégeddel lelkesen nekiláttok a projekt megvalósításának. Igen ám, de a projekt felelőse váratlanul lebetegszik, nélküle pedig senki sem tudja, mi legyen a következő lépés. A folyton elkeveredő táblázatokról, diagramokról már nem is beszélve…
A megoldás az ilyen helyzetek ellen az okos projekttervezésben rejlik. Cikkünkben bemutatjuk, ez pontosan miből is áll, és a cégednek hogy válhat hasznára!
Miért fontos, hogy minden vállalkozás rendelkezzen egy jó projekttervvel?
A projekttervezés az egyik legfontosabb lépés minden vállalkozás számára, hiszen segít strukturáltan, hatékonyan végrehajtani a projekt célkitűzéseit.
Egy jó projektterv révén pontosan meghatározhatjuk a projekt céljait, feladatait, a határidőket és az erőforrásokat – ezzel is növelve az esélyét a sikeres projekt lebonyolítására.
Ha ugyanis minden részletet világosan letisztázunk, az összes résztvevő egyértelműen láthatja majd a feladatait és felelősségi körét. A félreértések, csúszások és konfliktusok esélye így minimalizálódik.
Ám a felkészült projekttervezés kulcsa a megfelelő csapatösszetételben rejlik: ők mindannyiak megfelelő képzettséggel és tapasztalattal kell, hogy rendelkezzenek a projekt céljainak eléréséhez.
Egy átlagos projektcsapat a megrendelőből (szponzor), egy projektmenedzserből, a projekt további tagjaiból, külsős és belsős szakértőiből áll. Ők mind azért dolgoznak, hogy az érdekeltekkel (stakeholders) való együttműködés minél simább, zökkenőmentesebb legyen. Valamint azért is, hogy a projekt időre, a megbeszélteknek megfelelően elkészüljön.
Így néz ki a projekttervezés és –kivitelezés a gyakorlatban
A projekttervezés folyamata az alábbi, fő lépésekből áll:
- Piackutatás: ebben a fázisban még azelőtt, hogy belefognánk a projektbe, megismerjük a célközönségünket, piacunkat. Itt nézzük meg alaposabban, egyáltalán van-e igény arra, amit csinálni szeretnénk, és egy esettanulmányban összefoglaljuk a legfontosabb célokat is.
- A projektfelelősök és a scope meghatározása: ha a piackutatással megvagyunk, következhet a kompetens projektvezető és a résztvevők kiválasztása. Ezután pedig a projekt hatókörének, azaz scope-jának meghatározása. Ez lesz a garancia arra, hogy minden a tervek szerint haladjon: a scope-ban ugyanis rögzítjük az összes elérendő eredményt, és a mérőszámokat, melyek hozzájuk elvezetnek majd.
- A projektterv részletes elkészítése: a fentiek után következik a projekt feladatainak munkafázisokra való bontása, valamint a határidők és a felelősség megosztása. Ez a dokumentum fogja meghatározni a projekt teljes menetét.
Ebben rögzítjük a projekt részletes lépéseit és teendőit, valamint az erőforrásokat és a költségvetést is. Ezáltal könnyebb lesz nyomon követni a projektfolyamatot és biztosítani annak zökkenőmentes lefolyását.
- Végrehajtás: ebben a fázisban ténylegesen kezdetét veszi a projekt megvalósítása, az előzetesen megtervezett lépések és teendők alapján. Fontos, hogy a projektmenedzsment szorosan figyelje és irányítsa a folyamatot, és szükség esetén változtasson a terveken.
- Ellenőrzés és monitorozás: a projekt lefutása alatt folyamatosan figyelnünk és ellenőriznünk kell annak állapotát, előrehaladását. Így az esetleges problémák korai felismerésében és az azonnali beavatkozásban.
- Befejezés és értékelés: amikor a projekt elkészül, célszerű felülvizsgálnunk annak eredményeit, költségeit és tanulságait is.
Projekttervezés a 21. században: a digitális világ megoldásai
A digitális technológiák egyre fontosabb szerepet játszanak a projekttervezésben és kivitelezésben is. Ugyanis lehetővé teszik a folyamatos rálátást a projektre, és a gyors reagálást az esetleges változásokra a kivitelezés során.
A virtuális projekttervező programok segítenek, hogy minden résztvevővel megosszuk a számára legfontosabb, releváns információkat, és a szükséges változtatásokat.
E programokban, például a TeamCollab projekttervezőjével lehetőségünk nyílik a riportálásra, a fókuszáltabb csapatmunkára és a felmerülő problémák rugalmas kezelésére is.
Tovább a TeamCollab oldalára »
